Организация выставки по всем правилам
Если верить статистике, каждый год на территории России проводится около 2500 различных выставок, причем более 35% из них – в Москве. Для чего нужны выставки и почему бизнес готов вкладывать в них немалые средства? Профессионалы от маркетинга говорят о подобных мероприятиях как о мощнейшем коммуникативном инструменте, способствующем продвижению товара и раскрутке самой компании. Согласно опросам экспонентов, около 2/3 торговых партнеров находят друг друга и формируют связи по результатам встреч на выставках.
Итак, демонстрировать свои товары и/или услуги – полезно и даже необходимо. Вместе с тем, на сегодняшний день существует довольно четкая схема проведения таких мероприятий, которой стоит максимально придерживаться уже на этапе планирования. В особой зоне риска находятся организаторы международных выставок – при неправильном подходе, акция, направленная на заявку о себе, превратится в классическую антирекламу. Таким образом, подготовка к действу является серьезнейшей и довольно непростой работой, которую следует выполнять со всей возможной скрупулезностью.
Что нужно для проведения выставки на достойном уровне
Продуманный подход и планирование. Помимо очевидной попытки продемонстрировать свою компанию и ее продукцию с «правильной» стороны, привлекательной для партнеров, этап подготовки направлен также и на максимальное сокращение ненужных расходов. Иностранные специалисты в области презентаций в один голос утверждают, что качественный стенд и вся остальная «сопроводиловка» требуют годичной подготовки. Лучшие организаторы выставок в Москве говорят о 6-месячном сроке как оптимальном для решения всех необходимых вопросов.
Естественно, прежде чем поручить исполнителю непосредственную практическую подготовку, грамотный управленец определяет для себя конкретные цели, очерчивает пути их достижения, точно расписывая статьи расходов и затраты на реализацию своих идей. Когда основная цель проведения выставки уже не вызывает малейших сомнений, можно перейти к составлению пошагового руководства к действию. Переходя к практическим моментам, вам следует уяснить следующие моменты:
- Представление о целевой аудитории и выработанная система коммуникации с потенциальными сотрудниками и партнерами;
- Отобранные экспонаты для демонстрации и определенный для каждого из них наиболее выгодный ракурс подачи;
- Четкий план проведения выставки: имеется в виду буквально поминутно расписанная деятельность ваших сотрудников; на мероприятии (демонстрация стенда и готовность отвечать на все вопросы, реклама, собственные рекламные акции, участие в работе секций, речи на круглом столе и т.п.);
- Максимально близкая к реальности сумма затрат на все требующиеся виды работ.
Хочется сказать сразу: если методика проведения выставок для вас в новинку, лучше обратитесь в event компанию «Креатив-Групп», и мы профессионально подготовим Вас и Вашу компанию к демонстрации возможностей и товаров. Услуги нашего агентства включают подготовку площадки, создание программы, аренду стендов и прочей техники (звук и свет), подачу транспорта и пр.
Планируя мероприятие для вас, специалисты компании непременно учитывают особенности проведения выставки и компенсируют явные изъяны: малые площади, неудачное место, отсутствие хороших развязок по пути к экспоцентру, необходимость вербальной поддержки, важность наличия синхронного видеоряда и т.д.
Иными словами, вы можете попросту загодя попросить «Креатив-Групп» подготовить вас к выставке по высшему классу «под ключ». Далее, посредством собеседований с Вами и ответственными за организацию, мы сформируем общий проект, который будет реализован в случае Вашего согласия, с полным техническим обеспечением. Вам останется только непосредственно присутствовать на выставке, заинтересовывать пришедших гостей и наводить мосты с новыми деловыми партнерами.