Проект?.. - Это просто! Часть 6. Порядок работы над проектом

Итак, резюме: сведем предыдущий материал и кратко опишем общий порядок порядок работ над проектом...

Мы уже говорили, что проект считается успешным, если он завершен в установленные сроки, выполнен в рамках оговоренных ресурсов и в соответствии с требованиями. Соответственно, управление проектом заключается в обеспечении тройственного баланса — по ресурсам, срокам и содержанию (вариант — расписание, бюджет, результат и т.п., иногда с выделением «качества» в отдельную позицию).

Рассмотрим основные шаги:

Проблема и идея проекта

1. Идея проекта может появится по-разному: могут просто дать тему или предложить ее выбрать и списка, или можно увидеть проблему и начать думать как ее решать, но так или иначе на первом шаге надо сформулировать и записать рабочий вариант, что за проблема и в чем идея решения.

2. Понимаем, чья именно это проблема, что должно быть сделано, чтобы проблема была решена, и какого средства для этого не хватает — фиксируем.

«Средство» в данном случае понимается максимально широко, и вид средства будет определять вид проекта.

У примеру, создание технического средства, решение технической задачи, изобретение в техническом проекте, решение организационных задач или разработка способов ведения хозяйственной деятельности— в организационном, бизнес-идея или ораганизация бизнес-процессов - в предпринимательском, литературное или художественное произведение — в творческом, новое знание или научное произведение — в исследовательском и так далее.

3. Выясняем, какие есть альтернативы и почему они не используются, понимаем, какие могут быть преимущества у нашего решения.

4. Решаем, что станет содержанием проекта и формулируем предварительную цель (идею) проекта по формуле:

«Наша цель — для [носитель потребности],
который недоволен [описание проблемы],
мы предлагаем [способ или средство решения проблемы],
в отличие от [существующие альтернативы],
обеспечивает [возможности, преимущества, причина использования],
при этом [ключевые свойства и преимущества].

Например, вот так может быть описана цель проекта, где коту Тому требуется мышеловка:

«Наша цель — для кота Тома, который недоволен тем, что ему не хватает ловкости поймать Джерри, мы предлагаем создать мышеловку, которая в отличие от самостоятельной ловли мыши обеспечивает ее поимку, при этом без приложения существенных усилий и даже без его личного участия, автоматически» — ведь правда все понятно?

Если такая идея решения выглядит приемлемой, переходит к ее детализации, если нет — пробуем рассмотреть проблему и возможное решение под другими углами зрения, вносим коррективы.

Работа с требованиями

5. Чтобы понять, как может «выглядеть» решение, прежде всего собираем требования.

Чтобы не упустить какие-то из них, составляем перечень «интересантов» — тех, кого данные предлагаемое решение может как-то затрагивать или кто может на него как-то повлиять. Выясняем у них или, если это невозможно сделать непосредственно, представляем, какие у них могут быть требования.

Обязательно фиксируем все требования, составляем их перечень.

Включаем также в перечень все требования и ограничения, связанные с условиями выполнения проекта — к примеру, сроки, в которые надо уложиться, бюджет, наличие ресурсов, оборудования, доступа к информации, наличие или отсутсвие каких-то компетенций и т.п.

Рассматриваем возможные альтернативы предлагаемому нами решению: если ими не воспользовались для решения проблемы, значит, они не отвечают каким-то требованиям — пытаемся понять, каким именно, и тоже включаем в перечень.

Концепция и архитектура

6. Анализ требований позволить получить детальный образ решения: по мере того, как мы идем по перечню требований и «отсекаем» неприемлемые варианты, у нас «проявляется», становится более четким «образ» того решения, которые нам подходит. Мы понимаем, как такое решение может «выглядеть» и как оно будет работать — описываем «концепцию» решения.

— Мудрая Сова, помоги: житья нет нам в лесу от лис, да волков, что нам делать?
— Знаете, зайцы, вам нужна такая маленькая желтая коробочка с красной кнопкой, вы ее нажмете и раз! — и в лесу ни лис, не волков!
— Ой, как здорово! А где нам такую коробочку взять?
— Это не ко мне, зайцы, я аналитик!

Это, конечно, анекдот, но смысл концепции показан: описано, как предлагаемое Совой «решение» будет «выглядеть» — «маленькая желтая коробочка с красной кнопкой», и как именно «все будет работать», как, благодаря ему, будет решаться проблема — «при нажатии на кнопку в лесу исчезают все волки и лисы».

«То, как все будет работать» в проекте может быть вынесено в отдельный раздел или документ, к примеру, «сценарий использования».

Сам формат концепции будет зависеть от предметной сферы проекта. К примеру, в техническом проекте это будут какие-то эскизы модели, в организационном проекте — описание процессов, в исследовательском — гипотезы и предложения по их проверке, для творческого проекта — пьесы, фильма или литературного произведения — синопсис (краткое содержание с сюжетом, основным конфликтом и представлением о главных героях) и так далее.

7. Для Мудрой Совы было неважно, как предлагаемое ею можно было сделать, а для нас важно, чтобы проект был реализуем. Для этого надо понимать, хотя бы в принципе, как это решение может быть устроено — начинаем продумывать «архитектуру» решения.

Если концепция представляет решение как некий черный ящик и описывает, как бы со стороны, какой он формы и что делает, то в архитектуре этот ящик становится «полупрозрачным», и мы уже видим в общих чертах, что там внутри — из каких основных элементов состоит и как они взаимодействуют в процессе решения проблемы.

Формат описания архитектуры также будет зависеть от предмета проекта. К примеру, если планируется снять фильм, то к синопсису на этом этапе добавиться понимание, кто будет играть какие роли, в каких локациях какие сцены будут сниматься и пр., в техническом проекте добавятся описания тех схемных или конструктивных решений, которые имеют принципиальный характер и позволяют получить общее представление о том, каково общее устройство изделия, а также каков принцип его работы т.д.

Если рассматривая концепцию или же архитектуру понимаем, что данный вариант не проходит по каким-то требованиям, ищем другие варианты или даже возвращаемся назад к идее решения и корректируем ее. Если становится понятно, то не успеваем по срокам или проблемы с ресурсами, возможно, стоит изменить собрание проекта - скажем, не готовое изделие, а лишь прототип или даже макет, и т.п.

8. Если у нас сложилось полное представление о том как будет «выглядеть» и «работать» решение (концепция) и о том, как оно может быть устроено и как его реализовать (архитектура), мы уже можем оценить, соответствует ли решение требованиям, можем ли мы реализовать его в заданные сроки, достаточно ли ресурсов, а если нет — то где их брать, и успеем ли мы к сроку, и так далее. Если что-то не так — вновь возвращаемся к предыдущим этапам.

Если же все в порядке — переходим к «проектированию».

Проектирование

9. В процессе проектирования, мы, исходя из нашего представление о результате, расписываем, что и как надо сделать, чтобы этот результат получить.

Сам формат описания будет зависеть от предметной сферы проекта. К примеру, в техническом проекте это будут чертежи, эскизы, спецификации, технологические карты, компьютерные модели и т.п., в организационном проекте — инструкции, кому что надо делать, в исследовательском — это будет программа экспериментов, позволяющих подтвердить или опровергнуть рассматриваемые гипотезы, для пьесы — сценарии с привязкой к конкретной сценической площадке и и.п.

По результатам проектирования мы уже понимаем, какие ресурсы нам нужны для реализации, можем составить нужные сметы, заявки и пр., если требуется, еще раз оценить сроки, затраты, проверить выполняемость требований, а при необходимости — вернуться и доработать концепцию с архитектурой, а возможно даже и скорректировать идею.

Важно: в результате проектирования мы полностью понимаем, что получиться в результате и, главное, как это сделать! Но если мы понимаем, что и как надо делать — мы можем сказать и что надо уметь, чтобы это сделать, другими словами — мы получаем еще и перечень компетенций, которые требуются для реализации проекта, и сможем сформировать команду из людей с нужными нам качествами!

Реализация

10. Наконец — реализация, при хорошо проработанном проекте — «дело техники»!

На самом деле, не вполне так — тут вспоминаем Клаузевица: да, в проекте все просто, но и простейшее может оказаться сложным… Но в правильно сделанном проекте сложностей действительно в разы меньше, чем в «сыром», или если пытаться что-то сделать вообще без проекта…

А если попроще?

Программа Engineering Elementary (EiE), разработанная Бостонским музеем науки, описывает пятиэтапный процесс инженерного проектирования для детей, состоящий из следующих шагов:

1. Ask (спроси),
2. Imagine (представь, вообрази),
3. Plan (спланируй),
4. Create (создай) и
5. Improve (улучши).

Для каждого шага приводятся примеры направляющих вопросов:

Спроси:

• в чем проблема?
• что сделали другие?
• каковы ограничения?

Представь:

• каковы варианты решений?
• что еще можно придумать?»
• каковы варианты решений?
• что еще можно придумать?
• какой вариант решения — лучший?

Спланируй:

• ход процесса.
• какие материалы/ресурсы, тебе понадобятся.

Создай:

• следуй своему плану и создай то, что хотел.
• проверь!

Улучши:

• выясни, что работает, что нет, что можно сделать лучше?
• измени свой дизайн/конструкцию, чтобы сделать лучше.

Вы видите, что общие подходы и этапы совершенно те же, что мы рассматривали, просто по-другому сформулированы. Так что если вам будет сложно на первых порах запомнить логику процедур работы над проектом, вы всегда можете ориентироваться на этот простой набор шагов.

К оглавлению