Елена Сушонкова

В этом блоге можно узнать много интересного по бухучету и налогообложению от профессионального аудитора и преподавателя.

31 марта 2020Читать 2 минуты

Облагать ли страховыми взносами и НДФЛ возмещение расходов сотруднику, работающему удаленно?

Вопрос:

В связи с переходом на дистанционную работу сотрудникам компенсируются затраты на интернет и мобильную связь. Нужно ли включать их в базу для расчета НДФЛ и страховых взносов?

Ответ:

Выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, освобождаются от НДФЛ и страховых взносов (п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Дистанционная работа – это выполнение физлицом должностных обязанностей вне места нахождения работодателя. При этом для выполнения самой работы и для взаимодействия с работодателем используется интернет (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

С такими сотрудниками должен быть заключен договор о дистанционной работе (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Если с сотрудником изначально оформлялся обычный трудовой договор, а впоследствии сотрудник начал работать удаленно, необходимо подписать дополнительное соглашение о признании работы дистанционной на определенный период. О том, как это сделать, см. здесь.

Минфин России в письме от 27.11.2015 № 03-04-06/69014 пояснял следующее. Если подключение к интернету вызвано производственной необходимостью, то возмещение расходов сотрудника на такое подключение освобождается от НДФЛ и взносов при условии, что это прописано в трудовом договоре о дистанционной работе.

Таким образом, полагаем, что в случае перехода работника на удаленную работу и возмещения работодателем понесенных затрат на оплату пользования интернетом и мобильной связью такая компенсация не облагается НДФЛ и взносами, если:

в дополнительном соглашении о дистанционной работе закреплено, что работнику для выполнения служебных обязанностей требуется мобильная связь и постоянный доступ к интернету;
обязанность возмещения затрат сотрудника возлагается на работодателя.

Целесообразнее возмещать расходы не фиксированной суммой каждый месяц, а в размере фактических затрат, подтвержденных документально. В этом случае выплата будет носить именно компенсационный характер. Иначе ее можно расценить как надбавку к заработной плате, которая подлежит обложению НДФЛ и взносами в составе зарплаты в общем порядке.

Для возмещения мобильной связи следует также попросить сотрудника предоставить распечатку оператора сотовой связи с указанием номеров телефонов абонентов и их наименований.

Например, сотрудник работает на окладной системе по графику 5/2 (выходные – суббота, воскресенье).

С 16 марта 2020 года он перешел на дистанционную работу.

По истечении месяца сотрудник предоставил счет на оплату интернета в сумме 600 руб. и счет на оплату услуг мобильной связи на сумму 500 руб.

Допустим, исходя из оправдательных документов, все разговоры по телефону были служебными. Следовательно, компенсация услуг по оплате мобильной связи в размере 500 руб. не облагается НДФЛ и взносами.

Интернетом при выполнении трудовых обязанностей сотрудник пользовался 12 рабочих дней (с 16 марта по 31 марта). Следовательно, в базу по НДФЛ и взносам не включается компенсация затрат на интернет в размере 327,277 руб. (600 руб. / 22 дн. x 12 дн.).