Елена Сушонкова

В этом блоге можно узнать много интересного по бухучету и налогообложению от профессионального аудитора и преподавателя.

9 апреля 2020Читать 7 минут

Все о счетах-фактурах: правила регистрации исправлений в счетах-фактурах в книге продаж

Порядок регистрации корректировочных и исправленных счетов-фактур в книгах покупок и продаж, а также порядок применения налоговых вычетов по ним существенно различаются. Поэтому ошибочное выставление корректировочного счета-фактуры вместо исправленного несет определенные налоговые риски для обеих сторон сделки.

До 01.10.2017 исправленный счет-фактуру нужно было регистрировать в том квартале, когда он был получен. Такие разъяснения давали ФНС России и Минфин России (Письмо ФНС России от 21.04.2014 N ГД-4-3/7593).

С 01.10.2017 вступили в силу поправки, которые внесли изменения в Правила ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.

С 01.10.2017 в случае получения исправленного счета-фактуры после представления декларации по НДС покупателю необходимо оформить дополнительный лист книги покупок за квартал, в котором был зарегистрирован первоначальный счет-фактура с ошибками. Показатели ошибочного счета-фактуры отражаются в графах 15 - 16 дополнительного листа со знаком "минус". Исправленный счет-фактура регистрируется в обычном порядке. При этом в графе 4 дополнительного листа указываются номер и дата из строки 1а исправленного счета-фактуры (п. п. 4, 9, 24 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, п. п. 5, 6 Правил заполнения дополнительного листа книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ N 1137).

Следует отметить, что, если в результате исправлений итоговые данные книги покупок изменились, следует сдать уточненную декларацию, а при увеличении суммы НДС к уплате за исправляемый период нужно доплатить налог и пени (п. п. 1, 4 ст. 81 Налогового кодекса РФ).

Внесение исправлений в книгу продаж.

При необходимости внесения изменений в книгу продаж (после окончания текущего налогового периода) регистрация счета-фактуры (в том числе корректировочного) производится в дополнительном листе книги продаж за налоговый период, в котором были зарегистрированы счет-фактура, корректировочный счет-фактура до внесения в них исправлений.

Дополнительные листы книги продаж являются ее неотъемлемой частью.

В случае если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде, и продавец повторно направил ранее составленный счет-фактуру в электронном виде (в который на дату повторного направления внес изменения) с исправленными реквизитами, такой счет-фактура с указанием номера и даты исправления регистрируется продавцом:

- в книге продаж - в случае его составления до истечения налогового периода;

- в дополнительном листе книги продаж - в случае его составления после истечения налогового периода.

При этом первоначально составленный счет-фактура (до внесения в него исправлений), направленный продавцом покупателю и не полученный покупателем, подлежит регистрации в книге продаж продавца с последующим аннулированием записи по нему в книге продаж или в дополнительном листе книги продаж после регистрации нового экземпляра счета-фактуры с номером и датой исправления.

В случае если покупатель не получил от продавца корректировочный счет-фактуру, составленный при увеличении стоимости в электронном виде, и продавец повторно направил ранее составленный корректировочный счет-фактуру в электронном виде (в который на дату повторного направления внес изменения) с исправленными реквизитами, такой корректировочный счет-фактура, составленный при увеличении стоимости, с указанием номера и даты исправления регистрируется продавцом:

- в книге продаж - в случае его составления до истечения налогового периода;

- в дополнительном листе книги продаж - в случае его составления по истечении налогового периода.

При этом корректировочный счет-фактура, первоначально составленный в связи с увеличением стоимости (до внесения в него исправлений), направленный продавцом покупателю и не полученный покупателем, подлежит регистрации в книге продаж продавца с последующим аннулированием записи по нему в книге продаж или в дополнительном листе книги продаж после регистрации нового экземпляра корректировочного счета-фактуры с номером и датой исправления.

При регистрации в книге продаж счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур показатели в графах 4 - 9 книги продаж указываются с положительным значением, за исключением случаев аннулирования записи в книге продаж. При аннулировании указанных записей (до окончания текущего налогового периода) в книге продаж показатели в этих графах указываются с отрицательным значением.

При аннулировании записи в книге продаж (после окончания текущего налогового периода) по счету-фактуре (в том числе корректировочному) в связи с внесением в него исправлений используются дополнительные листы книги продаж за тот налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в том числе корректировочный) до внесения в него исправлений.

Исправленные счета-фактуры (исправленные корректировочные счета-фактуры) в указанных случаях регистрируются в книге продаж или дополнительном листе книги продаж по мере возникновения обязанности по уплате налога с указанием в соответствующих графах книги продаж, дополнительного листа книги продаж положительных значений.

При регистрации продавцом в книге продаж, дополнительном листе книги продаж исправленных счетов-фактур, составленных продавцом после составления одного или нескольких корректировочных счетов-фактур, записи в книге продаж, дополнительном листе книги продаж продавца по корректировочным счетам-фактурам, составленным в связи с увеличением стоимости, в которые не вносились исправления, не аннулируются.

При получении покупателем исправленных счетов-фактур, составленных продавцом после составления одного или нескольких корректировочных счетов-фактур, записи в книге продаж покупателя по корректировочным счетам-фактурам или по соответствующим первичным документам, составленным в связи с уменьшением стоимости, в которые не вносились исправления, не аннулируются.

Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся не менее 4 лет с даты последней записи.

Налоговой службе был поставлен следующий вопрос: «Организация находится на общей системе налогообложения и в соответствии с требованиями Налогового кодекса и Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137 ведет книги покупок и продаж в целях исчисления НДС.

Пункт 1 разд. II "Правила ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость" Постановления Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137 предусматривает, что покупатели могут вести книгу покупок в электронном виде.

Пункт 24 разд. II этого же Постановления предусматривает, что книга покупок, составленная в электронном виде, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации при ее передаче в налоговый орган.

Аналогичные нормы в Постановлении Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137 есть в отношении книги продаж.

В связи с тем, что книги содержат очень большой объем информации (Книга покупок составляет порядка 7 000 строк в каждом отчетном квартале, Книга продаж - порядка 10 000 строк), что будет считаться надлежащим ведением книг покупок и продаж в электронном виде?

Считается ли факт присоединения книг покупок и продаж в электронном виде к налоговой декларации по НДС при отправке отчетности по электронным каналам связи и подписания всего комплекта отчетности при сдаче отчетности в налоговой орган усиленной квалифицированной электронной подписью исполнением обязанности по ведению и хранению книг покупок и продаж в электронном виде?

Считается ли факт сохранения электронной версии книг покупок и продаж, подписанной электронной подписью, в системе оператора, через которого передавались данные в налоговый орган (в нашем случае СКБ "Контур"), надлежащим исполнением обязанности по хранению электронных версий книг покупок и продаж?

Если электронные версии книг покупок и продаж, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, должны храниться в компьютере организации, то как технически это должно быть реализовано?

Достаточно ли в этом случае сохранить в компьютере электронные версии книг покупок и продаж, которые были отправлены вместе с декларацией по НДС в налоговый орган, в следующем виде:

- книга покупок (продаж) в файле формата xml, сохраненная из программы СКБ "Контур";

- файл электронной подписи формата p7s, которой была подписана отчетность вместе с книгой покупок (продаж) при отправке в налоговый орган (данный файл также сохранен из программы СКБ "Контур")?

Каковы срок хранения этих файлов и срок действия сертификата электронной подписи?

Срок хранения документов определен бухгалтерским и налоговым законодательством (четыре - пять лет). Срок действия сертификата электронной подписи - один год.

Будет ли здесь противоречие и как его можно решить?»

Письмо ФНС РФ от 24 января 2019 г. N ЕД-4-15/1044 пояснило следующее. В соответствии с подпунктом 1 пункта 3 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести книги покупок и книги продаж при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения в соответствии с главой 21 Кодекса (за исключением операций, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) в соответствии со статьей 149 Кодекса).

Форма книги покупок, применяемая при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее ведения утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (далее - Постановление от 26.12.2011 N 1137).

В соответствии с пунктом 1 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость (приложение N 4 к Постановлению от 26.12.2011 N 1137), налогоплательщики ведут книгу покупок на бумажном носителе либо в электронном виде.

Согласно абзацу 2 пункта 24 (приложение N 4) Постановления от 26.12.2011 N 1137 книга покупок, составленная в электронном виде организацией за налоговый период, и дополнительные листы книги покупок, составленные в электронном виде за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в том числе корректировочный) до внесения в него исправлений, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных Кодексом.

Таким образом, у налогоплательщика отсутствует обязанность подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью книгу покупок, составленную в электронном виде организацией, до направления ее в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.

В соответствии с абзацем 4 пункта 24 Постановления от 26.12.2011 N 1137 (приложение N 4) книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся не менее четырех лет с даты последней записи.

Кроме того, в соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Кодекса налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Аналогичные правила ведения и хранения установлены и в отношении книг продаж, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость (приложение N 5 к Постановлению от 26.12.2011 N 1137).

Учитывая изложенное, при составлении и хранении книг покупок (книг продаж) в электронном виде у налогоплательщика отсутствует обязанность подписывать данные книги усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) до их передачи в налоговый орган. В случае передачи книги покупок (книги продаж) в налоговый орган, в частности, при истребовании в рамках проведения камеральной налоговой проверки, данные книги подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью лица, исполняющего функции руководителя организации на момент их передачи в налоговый орган.